Tämä henkilötietojen käsittelyä koskeva ilmoitus on tarkoitettu
(a) terveydenhuollon ammattilaisille, joiden kanssa olemme aloittamassa tai teemme jo yhteistyötä
(b) asiakkaillemme tai mahdollisille asiakkaillemme, jotka ovat luonnollisia henkilöitä (kuten itsenäisinä ammatinharjoittajina toimiville farmaseuteille)
(c) asiakkaidemme tai mahdollisten asiakkaidemme (kuten lääketukkukaupat ja terveydenhuollon palveluntarjoajat) edustajille tai yhteyshenkilöille.
Haittavaikutusten ilmoittamiseen, tuotevalituksiin ja asiakaspalveluun liittyvästä henkilötietojen käsittelystä voit lukea lisää näitä koskevasta tietosuojakäytännöstä. Verkkosivustomme vierailijoille tarkoitettu tietosuojakäytäntö löytyy täältä.
Novo Nordisk Farma Oy:n ja Novo Nordisk A/S:n on suojattava henkilötietosi lain edellyttämällä tavalla. Tässä henkilötietojen käsittelyä koskevassa ilmoituksessa kerrotaan, miten keräämme, käytämme, säilytämme, jaamme tai muutoin käsittelemme henkilötietojasi. Käsittelemme henkilötietojasi tämän ilmoituksen ja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojesi keräämisestä ja käsittelystä vastaavat yritykset ovat:
Novo Nordisk Farma Oy
Linnoitustie 6
02600 Espoo
Puh. 020 762 5300
ja
Novo Nordisk A/S
Novo Allé 1
2880 Bagsværd
Tanska/Denmark
Voit milloin tahansa ottaa yhteyttä Novo Nordiskin tietosuoja-asioista Suomessa vastaavaan henkilöön sähköpostitse tietosuoja@novonordisk.com, jos sinulla on henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä kysymyksiä tai huolenaiheita.
Käsittelemme henkilötietojasi, jotka olemme saaneet:
(a) suoraan sinulta
(b) julkisesti saatavilla olevista julkaisuista, verkkosivustoilta tai sosiaalisesta mediasta
(c) palveluntarjoajilta tai -tuottajilta, jotka ovat aiemmin saaneet sinulta suostumuksen tietojesi käsittelyyn
(d) Novo Nordiskin tarjoamien digitaalisten palvelujen ja viestinnän, kuten verkkosivustojen ja sähköpostiviestien, käyttösi perusteella.
Käsittelemme henkilötietojasi aina tiettyä tarkoitusta varten ja vain siinä määrin kuin on tarpeen tämän tarkoituksen saavuttamisen kannalta. Käsittelyn tarkoitukset ovat:
(a) kutsujen lähettäminen järjestämiimme tai sponsoroimiimme tapahtumiin, kongresseihin tai tapaamisiin, näihin liittyvän viestinnän ja järjestelyiden tekeminen, ja/tai asiantuntijapalveluiden tilaaminen sinulta
(a) rajatulle käyttäjäkunnalle tarkoitettujen palvelujen, kuten ammattilaisille tarkoitettujen salasanasuojattujen verkkosivustojen ja koulutusmoduulien, tarjoaminen sinulle, jotta voit toimittaa meille asiantuntijapalveluita
(b) asianmukaisen, riittävän ja ajantasaisen tiedon lähettäminen sairauksista, lääkkeistä ja palveluista
(c) tuotteitamme, terapia-alueitamme tai palvelujamme koskevien kyselyiden ja tiedotteiden lähettäminen sekä muunlainen näihin liittyvä tiedonjako
(d) ammattilaisprofiilin luominen kanssasi tapahtuvan yhteydenpidon ja vuorovaikutuksen suunnittelua, hallintaa ja toteuttamista varten, segmentoinnin toteuttaminen ennakoidaksemme ja vastataksemme ammatillisiin tarpeisiisi, sekä vuorovaikutuksemme ja palvelujemme mukauttaminen erityisiin tarpeisiisi
(e) tilaamasi materiaalin lähettäminen, kysymyksiisi vastaaminen sekä tehokkaan tuen tarjoaminen
(f) tilastointi sekä myynnin ja yhteydenpidon määrän seuraaminen
(g) IT-resurssiemme, mukaan lukien infrastruktuurin ylläpidon ja liiketoiminnan jatkuvuuden, hallitseminen
(h) lainsäädännön tai alan itsesääntelyn asettamien velvoitteiden noudattaminen.
Edellä kohdassa 4 kuvattuja tarkoituksia varten saatamme käsitellä seuraavan tyyppisiä henkilötietoja:
(a) yleiset tunnistetiedot (esim. nimi, sukupuoli ja yhteystiedot, mukaan lukien osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
(b) tehtävä (esim. titteli, työtehtävä, yrityksen nimi, osasto). Terveydenhuollon ammattilaisten osalta tämän lisäksi sosiaali- ja terveydenhuollon rekisteröintinumero tai yksilöintitunnus, ensisijainen erikoisala, toissijainen erikoisala, valmistumisvuosi, julkaisut, kongressitoiminta, palkinnot, työhistorian kuvaus, koulutus, yhteydet yliopistoihin, asiantuntemus ja osallistuminen tai osallisuus kliinisissä tutkimuksissa, hoitosuosituksissa, toimituskunnissa ja järjestöissä sekä lääkehoitoihin ja hoitotyöhön liittyvä toiminta
(c) maksutiedot (esim. luottokorttitiedot, pankkitilitiedot, ALV-numero tai muu verotunniste)
(d) sähköiset tunnistetiedot, jos ne ovat tarpeen tuotteiden tai palvelujen toimittamiseksi (esim. käyttäjätunnus, käyttöoikeus, salasanat, ammattikortin numero, IP-osoite, verkkotunnistetiedot/evästeet, lokit, käyttö- ja yhteysajat)
(e) rajoitettujen, ammattilaisille tarkoitettujen verkkosivustojen käyttötiedot, kuten tiedot sivustolla liikkumisesta, vierailluista sivuista (mukaan lukien vierailukertojen määrä ja sivulla vietetty aika), tiedot ladatuista tiedostoista ja katsotuista videoista sekä tietoa siitä, mistä tulit verkkosivustollemme
(f) viestintäämme liittyvät vastauksiasi, valintojasi ja/tai muuta käyttöä koskevat tiedot, mukaan lukien keskusteluviestien tyypit, viestintäkanavat ja viestinnän tiheys
(g) tiedot, jotka annat meille esimerkiksi lomakkeiden täyttämisen, tapahtumiin osallistumisen sekä kanssamme käymiesi keskusteluiden yhteydessä tai vastatessasi sinulle toimittamiimme kyselyihin
(h) sinulle tarjoamiimme palveluihin liittyvät tiedot ja tiedot markkinointiin, tutkimukseen ja lääketieteeseen liittyvästä toiminnasta tai vuorovaikutuksesta, jota sinulla on kanssamme
(i) julkistettavaan yhteistyöhön liittyvän etuuden arvo (kustannus yritykselle) sekä etuuden jakautuminen julkistettaviin kategorioihin (tapahtumakustannukset, kuten rekisteröintimaksut, matka- ja majoituskustannukset sekä palvelu- ja konsulttipalkkiot)
(j) tiedot, jotka annat meille ilmoittautuessasi järjestämäämme tai tukemaamme tilaisuuteen, esimerkiksi ruokavalioon liittyvät tiedot sekä henkilötunnus tai passitiedot, jos tilaisuus järjestetään ulkomailla ja paikallinen viranomainen sitä vaatii.
Henkilötietojesi käsittely vaatii laissa säädetyn oikeusperusteen. Edellä 5 kohdassa mainittujen henkilötietojen käsittelyperusteet ovat:
6.1 Oikeutettu etu. Tietojenkäsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme vuoksi. Rekisterinpitäjän oikeudet edut ovat:
(a) tilastointi sekä tarjoamiemme palvelujen, myyntitoiminnan sekä yhteydenpitomme optimoiminen
(b) IT-resurssiemme hallitseminen
(c) asiantuntijapalveluiden tilaaminen sinulta sekä muu yhteistyö
(d) suoramarkkinoinnin lähettäminen liittyen vastaavanlaisiin tuotteisiin tai palveluihin, joita olet aikaisemmin hankkinut meiltä, tai muuta kuin sähköistä suoramarkkinointikanavaa käyttäen
(e) tuotetietojen ja tieteellisen tiedon viestiminen sekä kyselyiden lähettäminen
(f) Lääketeollisuuden Eettisten ohjeiden 125-130 § mukaisesti taloudellisten etuuksien julkistamista varten
(g) väärinkäytöksiä ja petoksia koskeviin väitteisiin vastaaminen sekä riita-asioissa puolustautuminen
(h) sisäisten tarkastusten järjestäminen.
6.2 Lakisääteinen velvoite. Tietojenkäsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
(a) ammattioikeuksien tarkistaminen (esim. kolmansien osapuolten tietokantojen kautta)
(b) taloudellisten etuuksien, lääkenäytejakelun sekä veroihin ja verovähennyksiin liittyvien asiakirjojen lainmukaisuuden varmistaminen
(c) viranomaisten tietopyyntöihin vastaaminen.
6.3 Sopimus. Tietojenkäsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanoa tai sitä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.
(a) sopimusten hallinnointi ja arkistointi sekä kirjanpito
(b) laskutuksen oikeellisuuden varmistaminen
(c) tilaamasi materiaalin lähettäminen
(d) jos olet ilmoittautunut järjestämäämme tai tukemamme tilaisuuteen, siihen liittyvä viestintä ja järjestelyt, kuten tarjoilu-, matka- ja/tai majoitusvarausten teko.
6.4 Suostumus. Olet antanut henkilötietojen käsittelyyn suostumuksesi. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.
(a) sähköinen suoramarkkinointi
(b) kyselyihin antamiesi vastausten kerääminen ja analysoiminen.
Saatamme luovuttaa henkilötietojasi seuraaville tahoille:
• muille Novo Nordisk -yhtiöille
• toimivaltaisille viranomaisille
• käyttämillemme toimittajille ja palveluntuottajille, jotka tarjoavat meille palveluja ja tuotteita (esim. konsulteille, IT-palveluntarjoajille, juridisille neuvontantajille, lisenssikumppaneille).
Kaikki edellä mainitut ovat sopimusteitse sitoutuneet henkilötietojesi salassapitoon ja tietoturvaan soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojasi ei koskaan myydä kolmansille osapuolille.
Keräämiämme henkilötietoja voidaan käsitellä, säilyttää tai niihin voidaan antaa pääsy Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella sijaitsevassa maassa edellä 4 kohdassa kuvattuja tarkoituksia varten. Tällöin käytämme erilaisia suojakeinoja:
(a) kun tieto siirretään ETA-alueella sijaitsevasta Novo Nordiskin yksiköstä ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevaan Novo Nordiskin yksikköön, tieto on suojattu Novo Nordiskia koskevilla sitovilla säännöillä (Binding Corporate Rules), jotka ovat saatavilla täällä.
(b) kun tieto siirretään Novo Nordiskin ETA-alueella sijaitsevasta yksiköstä kolmanteen maahan, tieto on joko suojattu henkilötietojen siirtämistä kolmansiin maihin koskevilla vakiosopimuslausekkeilla tai Euroopan komissio on katsonut, että henkilötietosuojan taso on riittävä vastaanottajamaassa.
Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen edellä kuvattujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta.
9.1 Koulutusten ja tapaamisten järjestämiseksi käsittelemämme henkilötiedot. Säilytämme tietoja viiden (5) vuoden ajan niiden keräämisestä lähtien.
9.2 Asiantuntijapalveluiden tilaamiseksi ja sairauksiin tai lääkkeisiin liittyvän tiedon jakamiseksi käsittelemämme henkilötiedot. Säilytämme asiantuntijapalveluiden tilaamiseksi ja sairauksiin tai lääkkeisiin liittyvän tiedon jakamiseksi käsittelemiämme henkilötietoja niin kauan kuin teemme niihin liittyvää yhteistyötä kanssasi.
9.3 Tilaamiesi materiaalien toimittamiseksi käsittelemämme henkilötiedot. Säilytämme tilaamiesi materiaalien toimittamiseksi käsittelemiämme tietoja kolme (3) kuukautta materiaalien toimituksesta lähtien.
9.4 Markkinatutkimusten ja erilaisten kyselyiden yhteydessä käsittelemämme henkilötiedot. Säilytämme osana markkinatutkimuksia ja erilaisia kyselyitä keräämiämme tietoja enintään viiden (5) vuoden ajan niiden keräämisestä lähtien.
9.5 Sopimusten yhteydessä käsittelemämme henkilötiedot. Säilytämme osana sopimuksia käsittelemiämme tietoja kymmenen (10) vuoden ajan sopimuksen päättymisestä alkaen.
9.6 Suoramarkkinointia varten säilytettävät tiedot. Säilytämme tietoja niin kauan, kuin suoramarkkinointia koskeva suostumuksesi on voimassa tai kiellät suoramarkkinoinnin.
9.7 Taloudellisten etuuksien yhteydessä käsittelemämme henkilötiedot. Säilytämme taloudellisten etuuksien julkaisuun, kuten tapahtumakustannuksiin tai palvelu- ja konsulttipalveluihin, liittyviä tietoja kymmenen (10) vuotta kyseessä olevan tilikauden päättymisestä alkaen.
Sinulla on lähtökohtaisesti seuraavat oikeudet ja voit:
(a) saada yhteenvedon hallussamme olevista henkilötiedoistasi
(b) saada kopion henkilötiedoistasi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa
(c) pyytää henkilötietojesi oikaisua tai korjaamista
(d) pyytää henkilötietojesi poistamista
(e) pyytää meitä lopettamaan henkilötietojesi käsittelyn tai rajoittamaan niiden käsittelyä
(f) tehdä tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) valituksen tavasta, jolla käsittelemme henkilötietojasi.
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Novo Nordiskin paikalliseen tietosuojasta vastaavaan henkilöön sähköpostitse osoitetta tietosuoja@novonordisk.com käyttäen tai tavallista postia hyödyntäen seuraavaan osoitteeseen:
Novo Nordisk Farma Oy / tietosuoja
Linnoitustie 6
02600 ESPOO
Tässä kohdassa mainittuja oikeuksiasi saatetaan rajoittaa käsittelyyn liittyvien erityisten olosuhteiden mukaan, sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Jos sinulla on kysymyksiä oikeuksiisi liittyen, voit ottaa meihin yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja hyödyntäen.