Ilmoitus henkilötietojen käsittelystä (terveydenhuollon ammattilaiset ja päätöksentekijät)

Ilmoitus henkilötietojen käsittelystä 

 

1    Ilmoitus henkilötietojen käsittelystä

1.1    Tämä henkilötietojen käsittelyä koskeva ilmoitus on tarkoitettu:

(a)    terveydenhuollon ammattilaisille, joiden kanssa olemme aloittamassa tai teemme jo yhteistyötä

(b)    asiakkaillemme tai mahdollisille asiakkaillemme, jotka ovat luonnollisia henkilöitä (kuten itsenäisinä ammatinharjoittajina toimiville farmasisteille)

(c)    asiakkaidemme tai mahdollisten asiakkaidemme edustajille tai yhteyshenkilöille, jotka ovat oikeushenkilöitä (kuten lääketukkukauppiaat) tai terveydenhuollon palveluntarjoajien edustajia.

1.2    Novo Nordisk Farma Oy:n ja Novo Nordisk A/S:n on suojattava henkilötietosi lain edellyttämällä tavalla. Tässä henkilötietojen käsittelyä koskevassa tiedotteessa kerrotaan, miten keräämme, käsittelemme, käytämme, säilytämme ja jaamme henkilötietojasi. Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan tämän tiedotteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

 

2    Keitä olemme?

2.1    Henkilötietojesi keräämisestä ja käsittelystä vastaavat yritykset ovat: 

 

Novo Nordisk Farma Oy                                                                    Linnoitustie 6                                                                                          02600 Espoo                                                                                            Y-tunnus 0100873-3

ja

Novo Nordisk A/S                                                                                      Novo Alle 1                                                                                               0 Bagsværd                                                                                  Yritystunnus 24256790

 

joihin tässä ilmoituksessa viitataan sanalla “me” tai ”Novo Nordisk”.

2.2    Voit milloin tahansa ottaa yhteyttä Suomen tietosuojavastaavaan osoitteella tietosuoja@novonordisk.com, jos sinulla on henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä kysymyksiä tai huolenaiheita.

 

3    Miten keräämme sinua koskevia henkilötietoja?

3.1    Osana palveluja annat meille täten suostumuksesi ja luvan kerätä ja käsitellä seuraavista lähteistä saatuja henkilötietojasi:  

(a)    suoraan sinulta

(b)    julkisesti saatavilla olevista julkaisuista, verkkosivustoilta tai sosiaalisesta mediasta

(c)    palveluntarjoajilta tai -tuottajilta, jotka ovat aiemmin saaneet sinulta suostumuksen tietojesi käsittelyyn

(d)    Novo Nordiskin tarjoamien digitaalisten palvelujen ja viestinnän, kuten verkkosivustojen ja sähköpostiviestien, käytöstäsi ja kulutuksestasi.

 

4    Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

4.1    Käsittelemme aina henkilötietojasi yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten, ja käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tämän tarkoituksen tai näiden tarkoituksien kannalta olennaisia. Henkilötietoja kerätään vain niin paljon kuin on tarpeen. Kerättyjä tietoja ei missään olosuhteissa eikä mistään syystä myydä eteenpäin kolmansille osapuolille.

4.2    Henkilötietojesi käsittely edellyttää oikeusperusteen. Emme käsittele henkilötietojasi, jollei meillä ole kyseiseen tarkoitukseen laissa säädettyä asianmukaista perustetta.

4.3    Yleiset tarkoitukset. Käsittelemme henkilötietojasi seuraavia yleisiä tarkoituksia varten, koska se on tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi eikä vaikuta kohtuuttomasti etuihisi tai perusoikeuksiisi tai -vapauksiisi:

(a)    tilastointia varten ja sinulle tarjoamiemme palvelujen optimoimiseksi

(b)    IT-resurssiemme, mukaan lukien infrastruktuurin ylläpidon ja liiketoiminnan jatkuvuuden, hallitsemiseksi sekä toimintamme optimoimiseksi ja seuraamiseksi (esim. vuorovaikutuksen tai myynnin ja tapaamisten tai puhelujen määrän mittaamiseksi) sekä vastataksemme pyyntöihisi ja voidaksemme tarjota tehokasta tukea

(c)    kutsuaksemme sinut sponsoroimiimme tapahtumiin, kongresseihin tai tapaamisiin

(d)    tarjotaksemme käyttöösi rajatulle käyttäjäkunnalle tarkoitettuja palveluja, kuten ammattilaisille tarkoitettuja salasanasuojattuja verkkosivustoja ja koulutusmoduuleja, joiden kautta voit tarjota meille tiettyjä palveluja (konsulttipalveluja)

(e)    tarjotaksemme sinulle asianmukaista, riittävää ja ajantasaista tietoa sairauksista, lääkkeistä ja muista palveluista

(f)     lähettääksemme sinulle kyselyitä ja tiedotteita, jotka koskevat tuotteitamme, terapia-alueitamme tai palvelujamme

(g)    käsitelläksemme tietojasi profilointitarkoituksessa kanssasi tapahtuvan yhteydenpidon ja vuorovaikutuksen suunnittelua, hallintaa ja toteuttamista varten, kohdentaaksemme ja toteuttaaksemme segmentointia, jotta voisimme parhaiten vastata ammatillisiin tarpeisiisi ja ennakoida niitä, sekä parantaaksemme vuorovaikutuksemme ja palvelujemme laatua mukauttamalla tarjontaamme erityisiin tarpeisiisi.

 

4.4    Sääntöjenmukaisuus. Lainsäädännön tai viranomaisten asettamien velvoitteidemme täyttämiseksi käsittelemme henkilötietojasi seuraavia sääntöjenmukaisuuteen liittyviä tarkoituksia varten:

(a)    kanssasi tekemämme yhteistyön, mukaan lukien ammattioikeuksien tarkistamisen hallinnointi (esim. kolmansien osapuolten tietokantojen kautta)

(b)    lain asettamien vaatimusten noudattamisen varmistaminen: esimerkiksi arvonsiirtojen suorittamisen, tuotenäytteisiin liittyvien asiakirjojen sekä veroihin ja verovähennyksiin liittyvien asiakirjojen läpinäkyvyyden varmistaminen

(c)    väärinkäytöksiä ja petoksia koskeviin väitteisiin vastaaminen, riita-asioissa puolustautuminen, tarkastusten pitäminen ja yhtiöömme tai konserniimme liittyvien fuusioiden ja yritysostojen vaatimustenmukaisuuden varmistaminen

(d)    haittatapahtumien tai valmisteiden laatuun liittyvien valitusten lainmukainen käsittely ja ilmoittaminen.

 

4.5    Sopimuksiin liittyvät tarkoitukset. Voidaksemme täyttää sopimukselliset velvoitteemme sinua kohtaan tai suorittaa pyynnöstäsi sopimuksentekoa edeltäviä toimia käsittelemme henkilötietojasi seuraavia tarkoituksia varten:

(a)    sopimuksiin liittyvien tehtävien suorittaminen tai sopimusten valmisteleminen tai olemassa olevien sopimusten toteuttaminen sekä yleinen kirjanpito

(b)    laskutuksen oikeellisuuden varmistaminen.

 

5    Millaisia sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme?

5.1    Yleiset, sääntöjenmukaisuuteen liittyvät ja sopimuksiin liittyvät tarkoitukset. Edellä kohdissa ‎4.3, ‎4.4 ja ‎4.5 kuvattuja tarkoituksia (yleisiä, sääntöjenmukaisuuteen liittyviä ja sopimuksiin liittyviä tarkoituksia) varten saatamme käsitellä seuraavan tyyppisiä henkilötietoja: 

(a)    yleiset tunnistetiedot (esim. nimi, sukupuoli ja yhteystiedot, mukaan lukien osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)

(b)    tehtäväsi (esim. titteli, työtehtävä, yrityksen nimi, osasto). Terveydenhuollon ammattilaisista: sosiaali- ja terveydenhuollon rekisteröintinumero tai yksilöintitunnus, ensisijainen erikoisala, toissijainen erikoisala, valmistumisvuosi, julkaisut, kongressitoiminta, palkinnot, työhistorian kuvaus, koulutus, yhteydet yliopistoihin, asiantuntemus ja osallistuminen tai osallisuus kliinisissä tutkimuksissa, hoitosuosituksissa, toimituskunnissa ja järjestöissä, lääkehoitoihin ja hoitotyöhön liittyvä toiminta

(c)    maksutiedot (esim. luottokorttitiedot, pankkitilitiedot, ALV-numero tai muu verotunniste)

(d)    sähköiset tunnistetiedot, jos ne ovat tarpeen tuotteiden tai palvelujen toimittamiseksi yhtiöllemme (esim. käyttäjätunnus, käyttöoikeus, salasanat, ammattikortin numero, IP-osoite, verkkotunnistetiedot/evästeet, lokit, käyttö- ja yhteysajat)

(e)    käyttötiedot sekä vastauksiasi ja/tai valintojasi koskevat tiedot, mukaan lukien keskusteluviestien tyypit, viestintäkanavat ja viestinnän tiheys

(f)     tiedot, jotka annat meille esimerkiksi lomakkeiden täyttämisen tai tapahtumiin osallistumisen yhteydessä tai vastatessasi kysymyksiin keskustelun tai kyselyyn vastaamisen aikana

(g)    sinulle tarjoamiimme palveluihin liittyvät tiedot ja

tiedot markkinointiin, tutkimukseen ja lääketieteeseen liittyvästä toiminnasta tai vuorovaikutuksesta, jota sinulla on kanssamme, mukaan lukien mahdollisesta tulevasta vuorovaikutuksesta. 

 

6    Miten luovutamme henkilötietojasi? 

6.1    Toimintamme yhteydessä ja kohdassa ‎4 ilmoitettuja tarkoituksia varten saatamme luovuttaa henkilötietojasi seuraaville tahoille:

(a)    henkilökunnallemme (kuten Novo Nordisk -konsernin henkilökunnalle, osastoille tai muille yhtiöille)        

(b)    riippumattomille edustajillemme ja välittäjillemme (jos heitä on)

(c)    käyttämillemme toimittajille ja palveluntuottajille, jotka tarjoavat meille palveluja ja tuotteita

(d)    käyttämillemme IT-järjestelmäpalvelujen tuottajille, pilvipalvelujen tuottajille, tietokantapalvelun tuottajille ja konsulteille

(e)    liikekumppaneillemme, jotka tarjoavat tuotteita tai palveluja yhdessä meidän tai tytäryhtiöidemme ja osakkuusyhtiöidemme kanssa

(f)     mahdollisille kolmansille osapuolille, joille luovutamme tai siirrämme novaatiolla mitä tahansa oikeuksiamme tai velvoitteitamme

(g)    neuvonantajillemme ja ulkopuolisille juristeillemme yhtiömme tai sen omaisuuden minkä tahansa osan myynnin tai luovutuksen yhteydessä. 

6.2    Kaikki kolmannet osapuolet ovat sopimuksen nojalla velvollisia turvaamaan henkilötietojesi turvallisuuden ja luottamuksellisuuden sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. 

6.3    Pääsy henkilötietoihisi voidaan myös antaa tai ne voidaan siirtää mille tahansa kansalliselle ja/tai kansainväliselle valvonta- tai täytäntöönpanoviranomaiselle, julkishallinnon elimelle tai tuomioistuimelle, jos sovellettava laki tai asetus tai näiden tahojen pyyntö meitä siihen velvoittaa.

 

7    Siirretäänkö henkilötietojasi Europaan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle? 

7.1    Sinulta kerättäviä henkilötietoja voidaan käsitellä, tarkastella tai säilyttää myös Suomen ulkopuolella kohdassa ‎5 kuvattuja tarkoituksia varten.

7.2    Tietyissä Euroopan talousalueen ulkopuolisissa maissa tietosuojan taso ei vastaa Euroopan talousalueella noudatettavaa ja toteutettavaa henkilötietoja koskevan tietosuojan tasoa. Tällaisten siirtojen yhteydessä noudatamme siksi seuraavia lain edellyttämiä menettelyjä suojataksemme henkilötietosi:

(a)    Siirto tapahtuu sellaiseen Novo Nordisk -yhtiön yksikköön, joka noudattaa Novo Nordiskia koskevia sitovia sääntöjä, jotka ovat nähtävillä osoitteessa https://www.novonordisk.com/about-novo-nordisk/corporate-governance/personal-data-protection.html.

(b)    Euroopan komissio on katsonut, että kyseisissä vastaanottajamaissa henkilötietosuojan taso on riittävä.

(c)    Noudatamme henkilötietojen siirtämistä kolmansiin maihin koskevia vakiosopimuslausekkeita. Voit saada kopion näistä sopimusehdoista ottamalla yhteyttä meihin kohdassa ‎2 olevien yhteystietojen kautta.

 

8    Miten pitkään säilytämme henkilötietojasi?

8.1    Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen sen tarkoituksen loppuunsaattamiseksi, jota varten ne kerättiin, tai lakisääteisten tai viranomaisten asettamien vaatimusten täyttämiseksi. 

 

9    Mitkä ovat sinun oikeutesi? 

9.1    Yleisesti sinulla on seuraavat oikeudet ja voit: 

(a)    saada yhteenvedon hallussamme olevista henkilötiedoistasi

(b)    saada kopion henkilötiedoistasi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa

(c)    pyytää päästä päivittämään tai korjaamaan henkilötietojasi

(d)    pyytää henkilötietojesi poistamista tai hävittämistä

(e)    pyytää meitä lopettamaan henkilötietojesi käsittelyn tai rajoittaa niiden käsittelyä

(f)     tehdä tietosuojaviranomaiselle valituksen tavasta, jolla käsittelemme henkilötietojasi. 

 

9.2    Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Novo Nordiskin paikalliseen tietosuojavastaavaan puh. 020 762 5300, tietosuoja@novonordisk.com tai
Novo Nordisk Farma Oy / tietosuojavastaava
Linnoitustie 6
02600 ESPOO

9.3    Näitä oikeuksia saatetaan rajoittaa käsittelyyn liittyvien erityisten olosuhteiden mukaan, sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Jos sinulla on kysymyksiä näistä oikeuksista, voit ottaa meihin yhteyttä kohdassa 2 olevien yhteystietojen kautta.

 

Päivitetty 09-2020